Melhorias estão disponíveis no Consulta Férias, sistema desenvolvido pela Gerência de Tecnologia da Informação para o programa Gestão por Processos

Em janeiro de 2019, a Secretaria de Estado da Saúde (SES-GO) passou a contar com novidades no processo de concessão das férias: o Consulta Férias, sistema desenvolvido pela Gerência de Tecnologia da Informação (GTI) que permite o acesso do servidor aos respectivos dados de sua vida funcional, e a edição da Portaria nº 1.049/2018 GAB/SES, que normatiza os aspectos relacionados à gestão das férias. As melhorias foram propostas após o mapeamento do processo “Gerir Férias”, feito pela Gerência de Gestão de Pessoas (GGP) dentro do programa Gestão por Processos. As mudanças beneficiam tanto o servidor quanto a gestão do Órgão.

Com a normativa acerca dos procedimentos que envolvem o assunto, os formulários redesenhados e o sistema de consulta, o servidor tem mais segurança no pedido das férias. Para a solicitação, ele deve acessar o portal da SES e, na aba Profissional da Saúde, ir em Destaques e clicar na opção Servidores – Portal de Férias. É necessário digitar o CPF e a senha do contracheque. Na página estão a Portaria nº 1.049/2018 e o formulário de requerimento de férias.

Para a administração, o redesenho do trabalho vai diminuir o número de diferenças salariais relativas às férias intempestivas (inesperadas) em folha de pagamento e evitar transtornos nos meses de maior incidência de pedidos. Para a equipe que atua no processo, receber os formulários preenchidos de forma mais adequada vai evitar retrabalho e proporcionar um ambiente sem tantas interferências de ligações telefônicas e abordagens pessoais de servidores em busca de informações sobre sua situação.

Mapeamento

A gerente da GGP, Fabiana Falcomer, explica que a partir do mapeamento do processo de trabalho da concessão de férias “Gerir Férias” foi possível identificar, com maior clareza, as falhas no procedimento executado e também oportunidades de melhoria. Segundo ela, no momento do redesenho, percebeu-se a necessidade de normatizar a forma de solicitação e de concessão com o estabelecimento de prazos, regras para pedidos de alteração, de cancelamento, regras para celetistas e para servidores cedidos com ônus para o órgão de origem, disponibilização de formulários mais claros e efetivos e, principalmente, de viabilizar ao servidor a possibilidade de consulta do seu período aquisitivo e de quantos dias de férias ele tem direito.

“O desconhecimento quanto ao período aquisitivo de férias, dias para gozo ou mesmo quanto ao direito de férias em determinada data, sempre foi o maior problema na instrução processual. Ter uma ferramenta de busca de dados da vida funcional de forma prática e eficiente favorece para que o servidor tenha controle de seus direitos e deveres. Assim, conseguiremos acabar com os erros relacionados nas solicitações, teremos mais agilidade na homologação dos pedidos e evitaremos o retrabalho”, destaca a gerente da GGP.

Sistema Consulta Férias

A ferramenta foi desenvolvida por servidores da SES após solicitação e levantamento de requisitos pela GGP e ficou pronta em 30 dias. A gerente de Tecnologia da Informação, Luiselena Esmeraldo, acrescenta que, além do próprio servidor, os gerentes também poderão consultar as férias dos integrantes de sua equipe – a GGP tem o acesso às informações de todos os colaboradores da SES.

Para a gerente, sem gestão por processos não há padrão e nem controle das tarefas, não há clareza acerca de responsabilidades e atribuições de departamentos e de pessoas. “Acho que cada gerência vai ser mais eficiente em suas atividades, que haverá uma melhoria na comunicação entre as áreas, resultando em um trabalho melhor, executado num tempo menor”, pontua.

O gerente de Planejamento e responsável pela governança da Gestão por Processos na SES, Edilberto Alexandre Machado, relembra que o processo “Gerir Férias” foi o projeto piloto da implantação do programa na SES em parceria com a Secretaria de Gestão e Planejamento (Segplan). “Ver estes resultados comprova que o programa contribui para uma gestão mais eficiente e o desenvolvimento dos projetos de otimização permitirá a entrega de serviços melhores”, explica o gerente.