Da Emissão, Escrituração, Manutenção e Prestação das Informações dos Documentos Fiscais Emitidos em Via Única por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados

ACRESCIDO O ART. 21-A DO CAPÍTULO III-A AO TÍTULO II PELO ART. 2º DO DECRETO Nº 5.935, DE 22.04.04 – VIGÊNCIA: 01.05.04.

Art. 21-A. As empresas prestadoras de serviço de telecomunicação e fornecedoras de energia elétrica ao emitir, escriturar, manter e prestar informações relativas aos documentos fiscais indicados no § 3º do art. 2º deste Anexo, em via única, por sistema eletrônico de processamento de dados, devem atender ao disposto neste Capítulo e no Título III deste Anexo (Convênio ICMS 115/03, cláusula primeira).

ACRESCIDO O ART. 21-B DO CAPÍTULO III-A AO TÍTULO II PELO ART. 2º DO DECRETO Nº 5.935, DE 22.04.04 – VIGÊNCIA: 01.05.04.

Art. 21-B. Para a emissão dos documentos fiscais, além dos demais requisitos, deve ser observado o seguinte (Convênio ICMS 115/03, cláusula segunda):

I – fica dispensada a emissão de Autorização para Impressão de Documentos Fiscais – AIDF;
II – em substituição à 2ª (segunda) via do documento fiscal, cuja impressão é dispensada, as informações constantes da primeira via do documento fiscal devem ser gravadas até o 5º (quinto) dia do mês subseqüente do período de apuração em meio eletrônico não regravável;
III – os documentos fiscais devem ser numerados em ordem crescente e consecutiva, de 1 a 999.999.999;
IV – deve ser realizado cálculo de chave de codificação digital gerada por programa de informática desenvolvido especificamente para a autenticação de dados informatizados.
Parágrafo único. A chave de codificação digital referida no inciso IV do caput deste artigo deve ser:
I – gerada com base nos seguintes dados constantes do documento fiscal:
a) CNPJ ou CPF do destinatário ou do tomador do serviço;
b) número do documento fiscal;
c) valor total da nota;
d) base de cálculo do ICMS;
e) valor do ICMS;
II – obtida com a aplicação do algoritmo MD5 – “Message Digest” 5, de domínio público;
III – impressa na 1ª (primeira) via do documento fiscal, conforme instruções contidas no Manual de Orientação previsto no Titulo III deste Anexo.

ACRESCIDO O ART. 21-C DO CAPÍTULO III-A AO TÍTULO II PELO ART. 2º DO DECRETO Nº 5.935, DE 22.04.04 – VIGÊNCIA: 01.05.04.

Art. 21-C. A integridade das informações do documento fiscal gravado em meio eletrônico deve ser garantida por meio de (Convênio ICMS 115/03, cláusula terceira):

I – gravação das informações do documento fiscal em uma das seguintes mídias (disco óptico não regravável):
a) CD-R – “Compact Disc Recordable” – com capacidade de 650 MB (megabytes), para contribuintes com volume de emissão mensal de até 1 (um) milhão de documentos fiscais;
b) DVD-R – “Digital Versatile Disc” – com capacidade de 4,7 GB (gigabytes), para contribuintes com volume de emissão mensal superior a 1 (um) milhão de documentos fiscais;
II – vinculação do documento fiscal com as informações gravadas em meio eletrônico por meio das seguintes chaves de codificação digital:
a) chave de codificação digital do documento fiscal definida no inciso IV do caput do art. 21-B;
b) chave de codificação digital calculada com base em todas as informações do documento fiscal gravadas em meio eletrônico.
ACRESCIDO O ART. 21-D DO CAPÍTULO III-A AO TÍTULO II PELO ART. 2º DO DECRETO Nº 5.935, DE 22.04.04 – VIGÊNCIA: 01.05.04.

Art. 21-D. A via do documento fiscal, representada pelo registro fiscal com os dados constantes do documento fiscal, gravados em meio óptico não regravável e com chaves de codificação digital vinculadas, se equipara à via impressa do documento fiscal para todos os fins legais (Convênio ICMS 115/03, cláusula terceira, parágrafo único).
ACRESCIDO O ART. 21-E DO CAPÍTULO III-A AO TÍTULO II PELO ART. 2º DO DECRETO Nº 5.935, DE 22.04.04 – VIGÊNCIA: 01.05.04.

Art. 21-E. A manutenção, em meio óptico, das informações constantes nos documentos fiscais emitidos em via única deve ser realizada por meio dos seguintes arquivos (Convênio ICMS 115/03, cláusula quarta):
I – “Mestre de Documento Fiscal”, com informações básicas do documento fiscal;
II – “Item de Documento Fiscal”, com detalhamento das mercadorias ou serviços prestados;
III – “Dados Cadastrais do Destinatário do Documento Fiscal”, com as informações cadastrais do destinatário do documento fiscal;
IV – “Identificação e Controle”, com a identificação do contribuinte, resumo das quantidades de registros e somatório dos valores constantes dos arquivos de que tratam os incisos I a III do caput deste artigo.
§ 1º Os arquivos devem ser organizados e agrupados conforme os gabaritos e definições constantes no Manual de Orientação constante do Título III deste anexo e conservados pelo prazo decadencial (Convênio ICMS 115/03, cláusula quarta, § 1º).
§ 2º Os arquivos devem ser gerados com a mesma periodicidade de apuração do ICMS do contribuinte, devendo conter a totalidade dos documentos fiscais do período de apuração (Convênio ICMS 115/03, cláusula quarta, § 2º).
§ 3º Deve ser gerado um conjunto de arquivos descritos neste artigo, distinto para cada modelo e série de documento fiscal emitido em via única (Convênio ICMS 115/03, cláusula quarta, § 3º).
§ 4º O conjunto de arquivos deve ser dividido em volumes sempre que a quantidade de documentos fiscais alcançar (Convênio ICMS 115/03, cláusula quarta, § 4º):

I – 100 (cem) mil documentos fiscais, para os contribuintes com volume mensal de emissão de até 1 (um) milhão de documentos fiscais;
II – 1 (um) milhão de documentos fiscais, para os contribuintes com volume mensal de emissão superior a 1 (um) milhão de documentos fiscais.

ACRESCIDO O ART. 21-F DO CAPÍTULO III-A AO TÍTULO II PELO ART. 2º DO DECRETO Nº 5.935, DE 22.04.04 – VIGÊNCIA: 01.05.04.

Art. 21-F. A integridade dos arquivos deve ser garantida pela vinculação de chaves de codificação digital, calculadas com base em todas as informações contidas em cada arquivo, e que deve constar do arquivo de controle e identificação, bem como do recibo de entrega do volume (Convênio ICMS 115/03, cláusula quarta, § 6º).
ACRESCIDO O ART. 21-G DO CAPÍTULO III-A AO TÍTULO II PELO ART. 2º DO DECRETO Nº 5.935, DE 22.04.04 – VIGÊNCIA: 01.05.04.

Art. 21-G. Os documentos fiscais devem ser escriturados de forma resumida no livro Registro de Saídas, registrando-se a soma dos valores contidos no arquivo “Mestre de Documento Fiscal”, e agrupados de acordo com o previsto no § 4º do art. 21-E, nas colunas próprias, conforme segue (Convênio ICMS 115/03, cláusula quinta):

I – nas colunas sob o título “Documento Fiscal”, o modelo, a série, os números de ordem inicial e final, e a data da emissão inicial e final, dos documentos fiscais;
II – na coluna “Valor Contábil”, a soma do valor total dos documentos fiscais contidos no volume de arquivo Mestre de Documento Fiscal;
III – nas colunas sob os títulos “ICMS – Valores Fiscais” e “Operações ou Prestações com Débito do Imposto”:
a) na coluna “Base de Cálculo”, a soma do valor sobre o qual incidir o imposto destacado nos documentos fiscais contidos no volume de arquivo Mestre de Documento Fiscal;
b) na coluna “Imposto Debitado”, a soma do valor do imposto destacado nos documentos fiscais contidos no volume de arquivo Mestre de Documento Fiscal;
IV – nas colunas sob os títulos “ICMS – Valores Fiscais” e “Operações ou Prestações sem Débito do Imposto”:
a) na coluna “Isenta ou Não Tributada”, a soma do valor das operações ou prestações relativas aos documentos fiscais contidos no volume de arquivo Mestre de Documento Fiscal, deduzida a parcela de outros tributos federais ou municipais, se consignada no documento fiscal, quando se tratar de mercadoria ou serviço cuja saída ou prestação tiver sido beneficiada com isenção ou amparada por não-incidência, bem como, ocorrendo a hipótese, o valor da parcela correspondente à redução da base de cálculo;
b) na coluna “Outras”, a soma dos outros valores documentos fiscais contidos no volume de arquivo Mestre de Documento Fiscal, deduzida a parcela de outros tributos federais ou municipais, se consignada no documento fiscal, quando se tratar de mercadoria ou serviço cuja saída ou prestação tiver sido efetivada sem lançamento do imposto, por ter sido atribuída à outra pessoa a responsabilidade pelo seu pagamento;
V – na coluna “Observações”, o nome do volume do arquivo Mestre de Documento Fiscal e a respectiva chave de codificação digital calculada com base em todas as informações dos documentos fiscais contidos no volume.
ACRESCIDO O ART. 21-H DO CAPÍTULO III-A AO TÍTULO II PELO ART. 2º DO DECRETO Nº 5.935, DE 22.04.04 – VIGÊNCIA: 01.05.04.

Art. 21-H. A validação das informações escrituradas no livro Registro de Saídas deve ser realizada (Convênio ICMS 115/03, cláusula quinta, parágrafo único):
I – pela validação da chave de codificação digital vinculada ao volume de arquivo Mestre de Documento Fiscal onde estão contidos os documentos fiscais;
II – pela comparação das somatórias escrituradas com as somatórias obtidas no volume de arquivo Mestre de Documento Fiscal onde estão contidos os documentos fiscais.

ACRESCIDO O ART. 21-I DO CAPÍTULO III-A AO TÍTULO II PELO ART. 2º DO DECRETO Nº 5.935, DE 22.04.04 – VIGÊNCIA: 01.05.04.

Art. 21-I. A entrega dos arquivos mantidos em meio óptico nos termos do art. 21-E deve ser realizada (Convênio ICMS 115/03, cláusula sexta):

I – no dia 15 (quinze) de cada mês relativamente ao mês anterior, sem prejuízo do acesso imediato às instalações, equipamentos e demais informações mantidas em qualquer meio;
II – mediante a entrega das cópias dos arquivos solicitados, devidamente identificados, conservando-se os originais, que podem ser novamente exigidos durante o prazo decadencial;
III – acompanhada de 2 (duas) vias do Recibo de Entrega devidamente preenchido, conforme modelo de formulário constante no Manual de Orientação previsto no Título III deste Anexo.
§ 1º O Recibo de Entrega mencionado no inciso III do caput deste artigo deve conter, no mínimo, as seguintes informações (Convênio ICMS 115/03, cláusula sexta, § 1º):
I – identificação dos dados cadastrais do contribuinte;
II – identificação do responsável pelas informações;
III – assinatura do responsável pela entrega das informações;
IV – identificação do arquivo Mestre de Documento Fiscal, contendo:
a) nome do volume de arquivo;
b) chave de codificação digital vinculada ao volume de arquivo;
c) quantidades de documentos fiscais e de documentos fiscais cancelados;
d) data de emissão e número do primeiro documento fiscal e data de emissão e número do último documento fiscal;
e) somatório do Valor Total, Base de Cálculo do ICMS, ICMS destacado, Operações Isentas ou Não Tributadas e Outros Valores;
V – identificação do arquivo Item de Documento Fiscal, contendo:
a) nome do volume de arquivo:
b) chave de codificação digital vinculada ao volume de arquivo;
c) quantidades de registros e de documentos fiscais cancelados;
d) data de emissão e número do primeiro documento fiscal e data de emissão e número do último documento fiscal;
e) somatório do Valor Total, Base de Cálculo do ICMS, ICMS destacado, Operações Isentas ou Não Tributadas e Outros Valores;
VI – identificação do arquivo Dados Cadastrais do Destinatário do Documento Fiscal, contendo:
a) nome do volume de arquivo;
b) chave de codificação digital vinculada ao volume de arquivo;
c) quantidade de registros.
§ 2º As informações devem ser prestadas sob responsabilidade de representante legal do contribuinte ou por procurador com poderes específicos, mediante a apresentação, conforme o caso, o ato societário ou do instrumento de mandato (Convênio ICMS 115/03, cláusula sexta, § 2º).
§ 3º O controle de integridade dos arquivos recebidos deve ser realizado por meio da comparação da chave de codificação digital dos volumes dos arquivos apresentados com a chave de codificação digital consignada no respectivo Recibo de Entrega, no momento da recepção dos arquivos (Convênio ICMS 115/03, cláusula sexta, § 3º).
§ 4º Confirmado que o Recibo de Entrega contém chave de codificação digital sem divergências, uma de suas vias deve ser retida e a outra visada pela autoridade fiscal responsável e devolvida ao contribuinte (Convênio ICMS 115/03, cláusula sexta, § 4º).
§ 5º Caso seja constatada divergência na chave de codificação digital, os arquivos devem ser devolvidos ao contribuinte no próprio ato da apresentação (Convênio ICMS 115/03, cláusula sexta, § 5º).
§ 6º A não entrega dos arquivos devolvidos por divergência nas chaves de codificação digital, no prazo de 5 (cinco) dias, ou a entrega de arquivos com nova divergência na chave de codificação digital sujeita o contribuinte às penalidades previstas na legislação tributária (Convênio ICMS 115/03, cláusula sexta, § 6º).
§ 7º O Recibo de Entrega, contendo as chaves de codificação digital individual dos arquivos entregues, presume a sua autoria, autenticidade e integridade, permitindo a sua utilização como meio de prova para todos os fins (Convênio ICMS 115/03, cláusula sexta, § 7º).
§ 8º A entrega dos arquivos mantidos em meio óptico, nos termos do art. 21-E, pode ser realizada, se autorizada pela Superintendência de Gestão da Ação Fiscal, mediante transmissão eletrônica de dados (Convênio ICMS 115/03, cláusula sexta, § 8º).

ACRESCIDO O ART. 21-J DO CAPÍTULO III-A AO TÍTULO II PELO ART. 2º DO DECRETO Nº 5.935, DE 22.04.04 – VIGÊNCIA: 01.05.04.

Art. 21-J. A criação de arquivos para substituição ou retificação de qualquer arquivo óptico já escriturado no livro Registro de Saídas deve obedecer aos procedimentos descritos neste Capítulo, devendo ser registrada no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, Modelo 6, mediante lavratura de termo circunstanciado contendo as seguintes informações (Convênio ICMS 115/03, cláusula sétima):
I – a data de ocorrência da substituição ou retificação;
II – os motivos da substituição ou retificação do arquivo óptico;
III – o nome do arquivo substituto e a sua chave de codificação digital vinculada;
IV – o nome do arquivo substituído e a sua chave de codificação digital vinculada.
Parágrafo único. Os arquivos substituídos devem ser conservados pelo prazo decadencial.
ACRESCIDO O ART. 21-L DO CAPÍTULO III-A AO TÍTULO II PELO ART. 2º DO DECRETO Nº 5.935, DE 22.04.04 – VIGÊNCIA: 01.05.04.
Art. 21-L. Para os documentos fiscais emitidos em via única, nos termos deste capítulo fica dispensada a geração dos registros tipos 76 e 77, previstos nos itens 20A e 20B do Manual de Orientação de que trata o Título II deste Anexo (Convênio ICMS 115/03, cláusula oitava).