O que é?

De maneira bastante simplificada, podemos definir o Sped Contábil como a substituição dos livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes digitais.

Como funciona?

A partir do seu sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital no formato especificado no anexo único à Instrução Normativa RFB nº 787/07 (disponível no menu Legislação). Devido às peculiaridades das diversas legislações que tratam da matéria, este arquivo pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Digital – ECD, ou Escrituração Contábil em forma eletrônica.

Este arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador – PVA fornecido pelo Sped. Faça o download do PVA e do Receitanet e instale-os em um computador ligado à internet.

Através do PVA, execute os seguintes passos:

Validação do arquivo contendo a escrituração; Assinatura digital do livro pela(s) pessoa(s) que têm poderes para assinar, de acordo com os registros da Junta Comercial e pelo Contabilista; Geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta Comercial de sua jurisdição. Para geração do requerimento é indispensável, exceto para a Junta Comercial de Minas Gerais, informar a identificação do documento de arrecadação do preço da autenticação. Verifique na Junta Comercial de sua Jurisdição como obter a identificação.

Assinados a escrituração e o requerimento, faça a transmissão para o Sped. Concluída a transmissão, será fornecido um recibo. Imprima-o, pois ele contém informações importantes para a prática de atos posteriores.

Ao receber a ECD, o Sped extrai um resumo (requerimento, Termo de Abertura e Termo de Encerramento) e o envia para a Junta Comercial competente.

Verifique na Junta Comercial de sua jurisdição como fazer o pagamento do preço para autenticação.

Recebido o preço, a Junta Comercial analisará o requerimento e o Livro Digital. A análise poderá gerar três situações, todas elas com o termo próprio:

  ::  Autenticação do livro;
  ::  Indeferimento;
  ::  Sob exigência.

IMPORTANTE: para que um livro colocado sob exigência pela Junta Comercial possa ser autenticado, após sanada a irregularidade, ele deve ser reenviado ao Sped. Não há necessidade de novo pagamento do preço da autenticação. Deve ser gerado o requerimento específico para substituição de livros não autenticados e colocados sob exigência.

Para verificar o andamento dos trabalhos, utilize a funcionalidade “Consulta Situação” do PVA. Os termos lavrados pela Junta Comercial, inclusive o de Autenticação, serão transmitidos automaticamente à empresa durante a consulta.

O PVA tem ainda as funcionalidades de visualização da escrituração e de geração recuperação de backup.

Autenticada a escrituração, adote as medidas necessárias para evitar a deterioração, extravio ou destruição do livro digital. Ele é composto por dois arquivos principais: o do livro digital e o de autenticação (extensão aut). Faça, também, cópia do arquivo do requerimento (extensão rqr) e do recibo de entrega (extensão rec). Todos os arquivos têm o mesmo nome, variando apenas a extensão.

Legislação

  ::  Ato Declaratório Executivo Cofis nº 20, de 28 de maio de 2009
Dispõe sobre as regras de validação e as tabelas de códigos aplicáveis à Escrituração Contábil Digital
  ::  Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007
Institui o Sistema Público de Escrituração Digital – Sped.
  Departamento Nacional do Registro de Comércio
  ::  Instrução Normativa Nº 107, de 23 de maio de 2008
Dispõe sobre a autenticação de instrumentos de escrituração dos empresários, sociedades empresárias, leiloeiros e tradutores públicos e intérpretes comerciais.
  Conselho Federal de Contabilidade
  ::  Resolução N° 1.020/05
Aprova a NBC T 2.8 – Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica.
    Receita Federal
  ::  Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007.
Institui a Escrituração Contábil Digital (para fins fiscais e previdenciários)
  ::  Leiaute do arquivo.
  ::  Instrução Normativa RFB nº 825, de 21 de fevereiro de 2008
Altera o art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de dezembro de 2007, que institui a Escrituração Contábil Digital (prorroga para o último dia útil de junho de 2009 o prazo para apresentação da ECD, nos casos de cisão, cisão parcial, fusão ou incorporação ocorridos em 2008).
  ::  Ato Declaratório Executivo Cofis nº 36, de 18 de dezembro de 2007
Dispoe sobre as regras de validação e as tabelas de códigos aplicáveis à Escrituração Contábil Digital.
  ::  Anexo I – Regras de validação
  ::  Anexo II – Tabelas de Código