Todas as solicitações que dizem respeito à informações funcionais diversas e/ou concessões de direitos e benefícios devem ser autuadas sob a forma de processos administrativos, no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, e devem constar anexados todos os documentos pré estabelecidos por este Manual em seus respectivos requerimentos.
O requerimento a ser utilizado é específico para o tipo de solicitação.
O requerimento intitulado “diversos” deve ser utilizado apenas quando não houver requerimento específico, e o interessado deve descrever o que pretende no processo em questão.
O requerimento deve ser preenchido em sua totalidade, visto que todas as informações lá solicitadas são necessárias para o bom andamento processual.
O requerimento não pode conter rasuras, tampouco uso de corretivos. Processos autuados com requerimentos em tais condições serão devolvidos ao órgão de origem ou, se por esta secretaria autuados, serão sobrestados até que o vício seja sanado.
Todos os processos devem ser autuados com apresentação de RG, CPF e comprovante de endereço do interessado, devendo ser este último atual, ou seja, referente aos últimos 90 (noventa) dias.
Determinados processos exigirão apresentação de documentos complementares aos mencionados no item anterior cuja apresentação será obrigatória.
A lista completa de documentos a serem apresentados para autuação de processos será individualizada em cada requerimento.
O processo administrativo pode ser autuado por procuração. Para tanto, é necessária a juntada da procuração original, com a finalidade específica, e com as respectivas firmas reconhecidas, além de cópia do RG, CPF e comprovante de endereço atual, ou seja, referente aos últimos 90(noventa) dias do outorgante e do outorgado.
TODOS os processos serão autuados eletronicamente no Sistema Eletrônico de Informações - SEI.
NENHUM processo será autuado fisicamente, exceto nos casos de averbação ou certidão de tempo de contribuição APENAS quando a CTC não houver sido emitida em formato eletrônico. Nos casos de CTC’s emitidas eletronicamente e que constem o QR Code ou qualquer outro meio de verificação de veracidade, o processo também deverá ser autuado apenas eletronicamente.
Para autuação do processo eletrônico no SEI, preferencia-se a apresentação do documento original, facilitando a leitura dos autos.
No caso de apresentação de cópias de documentos, a unidade setorial de gestão e desenvolvimento de pessoas deve-se certificar que o documento está totalmente legível no momento de escaneá-lo. Não devem ser aceitos documentos ilegíveis, rasurados e/ou cujas informações não possam ser verificadas.
O pedido do processo não será analisado caso falte algum documento ou se algum deles apresentar rasuras, falhas, erros ou falta de informações.
A unidade setorial de gestão e desenvolvimento de pessoas é responsável pelos documentos anexados aos processos dos servidores lotados em suas respectivas pastas. Caso o processo seja autuado com documentos ilegíveis, rasurados, cujas informações não possam ser verificadas ou se faltar algum documento, o processo será remetido à unidade setorial de gestão e desenvolvimento de pessoas do órgão de lotação do servidor para que esta promova o saneamento documental.
Os processos administrativos de gestão de pessoas somente serão analisados conforme a ordem cronológica de autuação/recebimento pela unidade setorial de gestão e desenvolvimento de pessoas responsável pela análise da demanda, sendo vedada a análise fora desta ordem.
As unidades de gestão e desenvolvimento de pessoas deverão realizar o controle de processos a fim de que não seja afetada a ordem cronológica de recebimento.
Não será permitida a análise de pedidos autuados ou remetidos à unidade de gestão de pessoas fora do prazo estabelecido relativo a cada tipo de processo.
Após a conclusão da análise processual, o processo deve ser remetido à unidade setorial de gestão e desenvolvimento de pessoas do órgão de lotação do servidor.
Ao receber o processo analisado, a unidade deverá cientificar o servidor da decisão proferida nos autos.
A cientificação do servidor pode ser feita através do aplicativo WhatsApp, desde que:
a. Seja utilizado aparelho celular e linha telefônica oficiais, ou seja, fornecidos pela Administração. Em nenhuma hipótese o servidor poderá ser notificado/cientificado através do celular/WhatsApp particular dos servidores lotados nas unidades setoriais de gestão e desenvolvimento de pessoas.
b. O servidor tenha autorizado o recebimento de mensagens pelo WhatsApp. Todos os requerimentos disponibilizados por este Manual possuem o campo “WhatsApp” para preenchimento. O servidor só poderá ser notificado pelo aplicativo se houver preenchido o referido campo.
c. A unidade setorial de gestão e desenvolvimento de pessoas, respeitando as diretrizes estabelecidas por cada pasta, deverão controlar o envio de recebimento de mensagens pelo Whatsapp, atentando-se para as regras da própria plataforma e às regras estabelecidas nos Códigos Civil e Penal Brasileiros e às regras Estaduais vigentes.
d. A unidade setorial de gestão e desenvolvimento de pessoas é totalmente responsável pela utilização e gestão do aplicativo.
Não havendo possibilidade de notificação do servidor pelo WhatsApp, o servidor será notificado via telefone, em 3 tentativas em dias e horários diferentes. Todas as tentativas de notificação devem ser registradas no processo.
Não havendo possibilidade de notificação via telefone ou esgotadas as tentativas, o chefe imediato do servidor será notificado a fim de que determine o comparecimento do servidor à unidade setorial de gestão e desenvolvimento de pessoas.
Caso nenhuma das hipóteses acima sejam possíveis ou não surtam efeito, tal informação será registrada no processo e este será sobrestado até que o interessado cientifique-se da decisão.
A fim de resguardar o sigilo dos dados pessoais do requerente, não é permitido às unidades setoriais de gestão e desenvolvimento de pessoas fornecer quaisquer informações a outra pessoa que não seja o próprio interessado ou seu procurador, ou ainda, enviar o processo para outra unidade, mesmo que seja a de lotação do interessado, para quaisquer fins ou mesmo para ciência.
É garantido o fornecimento de cópias reprográficas ou digitalização de documentos existentes nas unidades setoriais de gestão e desenvolvimento de pessoas.
O fornecimento de cópias e ou digitalização de documentos será feito somente mediante recolhimento de taxa específica para a demanda, em cumprimento ao determinado pelo Código Tributário do Estado de Goiás. O valor atual, até a publicação deste texto, é de R$0,35 (trinta e cinco centavos) por página.
Somente o próprio servidor e/ou seu procurador, este último com poderes específicos, poderão solicitar cópias e/ou digitalização dos documentos que disserem respeito àquele primeiro.
