Os documentos surgem do desempenho das atividades de uma administração e o seu uso social e/ou histórico é conseqüência da importância dessas atividades no seio da sociedade. A sua organização, preservação e destinação devem levar em conta, primeiramente, o seu uso administrativo e depois seu uso social. Os órgãos da Administração Estadual surgiram para cumprir funções de caráter público, têm missão, metas e objetivos a serem alcançados.

Nas transformações constantes das estruturas organizacionais, muitas informações de valor efêmero são registradas e muitas outras são replicadas em diversos documentos. O custo de manutenção e as dificuldades de acesso conduzem à idéia de que é preciso racionalizar o uso dos documentos e manter o que é preciso apenas pelo tempo necessário no local adequado. As informações dos órgãos públicos, assim como de outras instituições, encontram-se em sua maioria disseminada entre os diversos agentes do serviço público. Entretanto, nas relações formais entre suas diversas instâncias e com os cidadãos, o estado privilegia, ainda, a informação escrita produzindo documentos (independente do suporte) em larga escala. O valor de prova dos documentos (informação escrita) se enraíza e se expande pela administração pública, que acaba por gerar enormes acervos documentais, que sem a devida gestão tornam-se ineficazes.

Na sociedade contemporânea caracterizada pela continuidade e velocidade das mudanças, gestores necessitam de informação para se posicionarem frente aos desafios cotidianos impostos por novos referenciais. Para as instituições, a informação é também instrumento básico de pesquisa e planejamento fornecendo dados para o processo decisório. Na esfera pública a informação permite ainda, a confirmação de direitos e deveres, garantindo ao indivíduo o exercício pleno da cidadania. Considerando que a informação está na base da geração do conhecimento no mundo atual, portanto o acesso rápido e seguro à informação, constitui-se em passo importante para o desenvolvimento integrado e à consolidação da democracia.

As normas estabelecidas por meio da legislação vigente na esfera federal e estadual, bem como pelo Conselho Nacional de Arquivos – Conarq -, relativamente à gestão de documentos públicos buscam orientar as práticas arquivísticas regulamentando os procedimentos para produção, uso e destinação da documentação.

O Governo do estado de Goiás, mediante a Superintendência de Suprimentos e Logística da Secretaria de Estado de Gestão e Planejamento, nos termos das normas que regulamentam sua atuação, tem a competência de promover a gestão do Arquivo Central e implantar o Sistema de Gestão de Arquivo, no âmbito do Poder Executivo, objetivando dar efetividade à gestão documental.

Escopo

Estabelecer critérios e normas relativas à organização, produção, tramitação, utilização, avaliação e arquivamento das informações e documentações produzidas e recebidas no exercício das atividades desenvolvidas no âmbito da SEGPLAN, e demais órgãos da Administração Pública do Poder Executivo, com vistas ao atendimento das necessidades imediatas de liberação de espaço físico, racionalização do fluxo de documentos, transparência na gestão, preservação dos documentos e recuperação da informação com segurança e rapidez.

Legislação

Decreto n° 7.425/2011, institui o Sistema de Gestão de Suprimentos e Logística no âmbito da administração direta, autárquica e fundacional do Poder executivo, regulamenta o cadastro Unificado de Fornecedores do Estado – CADFOR – e dá outras providências. Publicado no DOE de 17/08/11.

Lei n° 16.226/2008, dispõe sobre os arquivos no âmbito estadual.

Lei n° 8.159/1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos e privados e dá outras providências.

Atos Normativos

• Instrução Normativa nº 04/2013, publicada no Diário Oficial do Estado de Goiás em 22/03/13 – dispõe sobre a constituição de Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, estabelece critérios para avaliação da massa documental acumulada, classificação do grau e prazo de sigilo e procedimentos para a eliminação, transferência, recolhimento de documentos ao Arquivo Central do Estado, no âmbito da administração direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo. (alterada, em parte, pela Instrução Normativa n° 06/2014)
  • Anexo I – Tabela de Temporalidade
  • Anexo II – Listagem de Eliminação de Documentos
  • Anexo III – Edital de Ciência de Eliminação de Documentos
  • Anexo IV – Termo de Eliminação
  • Anexo V – Formulário para Transferência ou Recolhimento de Documentos de Arquivo
  • Anexo VI – Relação Descritiva da Unidade de Acondicionamento
  • Anexo VII – Termo de Classificação

• Instrução Normativa nº 06/2014 – publicada no Diário Oficial do Estado de Goiás em 13 de agosto de 2014 – altera dispositivos da Instrução Normativa n° 04/2013, de 14 de março de 2013 e dá outras providências.
  • Anexo Único – Recibo de Empréstimo de Documentos de Arquivo Central

Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso da Segplan

• Portaria nº 091/2013, de 30 de abril de 2013 – publicada no DOE em 07/05/13.
• Portaria nº 170/2012 (revogada), dispõe sobre alteração do art. 1° da Portaria n° 396/2011.
• Portaria nº 396/2011, publicada no DOE de 09/08/11, institui Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, visando aplicação de procedimentos para avaliação dos documentos de arquivo e elaboração da tabela de temporalidade no âmbito da SEGPLAN, e revoga a Instrução Normativa n° 8, de 17/03/05, com ressalva do Anexo I.

Comissão de Identificação de Documentos

• Portaria nº 397, publicada no DOE de 24/08/11, designa servidores para realizar trabalhos de identificação dos conjuntos documentais.

Tabelas de Temporalidade

• Anexo I, tabela de temporalidade de documentos, adotada pela IN/04-2013.
• Tabela de Temporalidade de Documentos Públicos – Atividade Meio – CONARQ.

Manuais e Formulários

• Roteiro para mensuração de documentos textuais
• Formulário de Avaliação de Documentos

Eliminação de Documentos

• Listagem de Eliminação de Documentos nº 01/2013
• Ata de Eliminação nº 01/2013
• Edital de Eliminação nº 01/2013
• Listagem de Eliminação de Documentos nº 001/2015
• Listagem de Eliminação de Documentos nº 001/2017
• Ata de Eliminação nº 01/2017
• ​Edital de Eliminação nº 01/2017

As solicitações de processos e documentos junto ao Arquivo Central, devem ser realizadas por meio do endereço eletrônico:

arquivocentral@segplan.go.gov.br