Quem trabalha com arquivos digitais, principalmente na área de pesquisa, já se deparou com a dificuldade em armazenar seus arquivos e deixá-los organizados para futuras consultas. Seja por falta de espaço suficiente para o arquivamento ou uma ferramenta que organize de fato suas publicações ou, então, um mecanismo que permita o compartilhamento dos arquivos com terceiros, independente do seu tamanho/peso. Pensando nisso, o Grupo de Estudos em Geomática do Instituto Federal de Goiás (IFG) – Câmpus Goiânia desenvolveu o Arquivodoc, ferramenta criada para arquivamento e compartilhamento de documentos digitais em ambientes corporativos.

A pesquisa foi conduzida pelo professor Josias Manoel Alves, dentro da área temática Pesquisa e Desenvolvimento para Ciência, Tecnologia e Inovação. A ideia, segundo o docente, foi criar um ambiente virtual em que o usuário possa administrar seus arquivos, facilitando o trabalho no seu campo profissional em corporações ou para pesquisadores.

“Pensamos em ter um espaço apropriado para você administrar seus materiais. As ferramentas que estão postas, como Dropbox, GoogleDrive, Cloud, são consideradas de passagem. Em determinado momento, você precisa transmitir um documento para alguém, aí você utiliza essas ferramentas. Nosso foco fundamental é criar um espaço administrativo permanente”, explica o professor.

De acordo com o pesquisador, o Arquivodoc funciona como um ambiente virtual, no qual o usuário pode arquivar seus documentos, administrá-los e compartilhá-los com demais pessoas (chamados na plataforma como “associados”). “Seria uma biblioteca pessoal. Admitindo que você vive em um momento cada vez mais digital, então o conhecimento precisa também ser digital para ele ser acessado onde você estiver. As bibliotecas, tal como a gente conhece hoje, acabam dificultando esse acesso à informação. Você precisa se deslocar até lá. Com o arquivo digital, você pode ter acesso a ele a qualquer momento”.

O Arquivodoc disponibiliza espaço ilimitado para upload de arquivos gratuitamente. A contrapartida, segundo Josias, é que os usuários divulguem a ferramenta, com o compromisso de utilizá-la apenas para fins profissionais. Segundo o pesquisador, dessa forma é mais garantido assegurar o espaço virtual para armazenamento.

Para o professor, o ambiente proporcionado pelo Arquivodoc evita que o usuário perca parte ou a totalidade das informações disponíveis em seus documentos por incompatibilidade de linguagem tecnológica. Ele explica o risco de arquivamento em pendrive, por exemplo, que pode perder a compatibilidade de linguagem de programação, uma vez que esta evolui rapidamente.

Além disso, com o Arquivodoc, os arquivos poderão ser acessados em qualquer computador, notebook ou tablet, independente do seu fabricante ou sistema operacional. “O que a gente vislumbra é que professores, alunos, servidores adquiram a cultura de administrar os seus arquivos. Se eles estão uma parte em pendrive, outra em CD, outra em HD, fica tudo esparramado. Você precisa de um ambiente para administrar o seu material”.

Outra questão é a segurança. Em ambientes corporativos, empresas e instituições em geral, a preocupação com a inviolabilidade das informações é algo constante. Por ser uma rede fechada, o Arquivodoc promove menos riscos em relação aos ataques de hackers, conforme explica o docente. “As corporações estão preocupadas em guardar seus arquivos e documentos e procuram redes privadas para esse tipo de função. Microsoft, Apple e Google têm seus riscos de invasão, é difícil algo 100% seguro. Contudo, com uma rede fechada, como a proposta pelo Arquivodoc, a probabilidade de ser vasculhado é menor e a chance é maior de encontrar o responsável, caso isso ocorra”.

Como utilizar

Para ter acesso ao espaço de arquivamento e compartilhamento disponibilizado pelo Arquivodoc, o usuário precisa, primeiramente, se cadastrar no portal Theuth (www.theuth.com.br/arquivodoc). Para isso, basta solicitar o cadastro enviando e-mail para o endereço arquivodoc@theuth.com.br . Em seguida, o usuário receberá login, que será o e-mail informado no momento da solicitação, e uma senha provisória, que deverá ser trocada assim que for realizado o primeiro acesso.

Uma vez cadastrado, chegou a hora de organizar as pastas para começar a fazer o upload dos arquivos. No menu “Classificação de Corporação”, classifique no formulário a corporação de pessoa física ou jurídica. Nesta etapa, o usuário fará o cadastro do titular das pastas onde serão arquivados os documentos. Vale ressaltar que o campo CPF deve ser preenchido sempre com as informações do usuário, criador da pasta. O professor aconselha o usuário cadastrar-se, neste campo de Classificação de Corporação, para armazenar aqueles documentos que não serão compartilhados, de uso exclusivo seu.

Em seguida, é preciso classificar os documentos a serem arquivados. Para isso, basta ir no menu “Classificação de Documento”. Nesta etapa, o usuário classificará, primeiramente, sua pasta pessoal de arquivo e as demais que deseja compartilhar.

Posteriormente, é necessário cadastrar, enfim, o documento a ser guardado. O usuário deverá acessar o menu “Catalogação de Arquivo” e, nele, preencher os dados necessários, como nome, palavra-chave e chave de acesso. Esta última facilitará no momento de procurar o arquivo. É importante lembrar que, nesta fase, o usuário deverá ter o cuidado de selecionar uma corporação (pessoa física ou jurídica) e associá-la a uma pasta.

Feito todo o processo, caso o usuário tenha interesse em compartilhar os arquivos com outras pessoas, será necessário realizar o cadastro de associado. Para isso, selecione no formulário a corporação de pessoa física e/ou jurídica que deseja compartilhar documento, além de informar o login do seu associado que deve ser também o seu e-mail, primeiro nome, último nome e observação, caso seja necessário, e grave as devidas informações no sistema.

O associado, com quem o arquivo foi compartilhado, deverá acessar o portal Theuth e, em seguida, alterar a senha provisória, que será enviada pelo gerenciamento do site no e-mail informado pelo usuário que o cadastrou no Arquivodoc. Esse associado terá acesso aos arquivos compartilhados, podendo baixá-los em seus dispositivos. Contudo, não será permitido alterar o conteúdo dos arquivos. Apenas o usuário, autor ou responsável pelo arquivamento, é capaz de fazer esse tipo de alteração.

Segundo o professor Josias Alves, a ferramenta foi apresentada à gestão de Tecnologia da Informação do IFG, com a finalidade de apontá-la como uma oportunidade para o compartilhamento de documentos institucionais, pesquisas, entre outros, dentro do Instituto. Contudo, o acesso é livre e pode ser utilizado por qualquer aluno, docente ou servidores da unidade, com fins profissionais.

Para utilizar o Arquivodoc, faça seu cadastro no portal Theuth.

Para mais informações sobre o uso do Arquivodoc, acesse o manual.

Coordenação de Comunicação Social do Câmpus Goiânia.