O Escritório de Projetos Boas Práticas Referencial Equipes, Papéis e Responsabilidades Controle e Monitoramento Governança e Ciclo de Monitoramento Processos e Downloads Escritório de Projetos Setoriais

Para o devido acompanhamento da execução dos projetos, estabeleceu-se um modelo de reuniões periódicas, onde são avaliadas estratégias e análise do desempenho real das ações classificadas como prioritárias.  A concepção de um modelo de gerenciamento e avaliação de projetos estabelece um Modelo de Governança que pode atingir todos os Órgãos e unidades do Estado de Goiás.

Tal ciclo de monitoramento pode compreender períodos semanais, quinzenais ou mensais. A variação pode ocorrer de acordo com a necessidade do órgão responsável pelo projeto. No entanto, é importante deixar claro que o ciclo de monitoramento dos projetos padrão é o ciclo mensal, o qual estabelece algumas etapas a serem cumpridas pela SEGPLAN e pelos órgãos/entidades estaduais.

Neste contexto, as reuniões periódicas tornam-se essenciais para o estabelecimento de comunicação e comprometimento entre os responsáveis pelos projetos.

A seguir está a ilustração deste ciclo: 

R1 (Reunião um): PMO – Diagnóstico e Monitoramento

Reunião inicial de cada ciclo de monitoramento, de periodicidade semanal, destinada a realizar o alinhamento, avaliação e definição de ações corretivas envolvendo a equipe do Escritório de Projetos.  Os principais objetivos desta reunião são:

• Identificar oportunidades de melhorias na atuação do Escritório de Projetos, e demais envolvidos;
• Avaliar dificuldades encontradas no ciclo e definir ações corretivas;
• Identificar temáticas a serem consideradas na avaliação dos projetos;
• Avaliar a execução global da carteira de projetos estratégicos e alinhar as perspectivas e expectativas de execução para o período;
• Dirimir diferenças técnicas entre as equipes técnicas, buscando uma maior padronização nos procedimentos e análises desenvolvidas.

R2 (Reunião dois): Equipe de Projetos

Reunião conduzida pelo Escritório de Projetos, monitor dos projetos, em conjunto com a equipe de responsáveis pelos projetos e suas equipes. Nessa reunião são avaliados os indicadores de execução física, o cronograma físico e orçamentário, os pontos de atenção e respectivas ações corretivas, os riscos e planos de contingência. Também são identificadas as agendas positivas e negativas e identificadas evidências de execução. Os principais objetivos desta reunião são:

• Analisar as informações de monitoramento;
• Verificar pendências dos encaminhamentos do último ciclo e traçar plano de ação para qualificar as referidas informações;
• Identificar os entraves, pontos de atenção e caminho crítico em cada projeto;
• Desdobrar as orientações da R1 e revisar procedimentos quando necessário;
• Revisar as deliberações das reuniões de monitoramento e impactos na gestão de cada projeto.
• Fazer um parecer técnico contendo uma síntese para cada projeto, com pontos de atenção, pois será o principal elemento de análise na R4 e R5.

R3 (Reunião três): Superintendentes 

Reunião com o Superintendente da Central de Planejamento onde são apresentadas informações do diagnóstico realizado na R2, oferecendo-lhe subsídios para análise e avaliação das ações do Escritório relativas ao monitoramento dos projetos, além de orientar a gestão de entraves contidos nos projetos. Os principais objetivos desta reunião são:

• Avaliar o desempenho global dos projetos, identificando os pontos de atenção e/ou evolução frente ao último ciclo de monitoramento;
• Avaliar a implantação e a efetividade das deliberações do último ciclo de monitoramento e dos ciclos anteriores ainda pendentes;
• Avaliar e ajustar as análises de indicadores e o status dos projetos que serão apresentados na reunião R4 para validação dos Líderes dos Projetos;
• Definir os pontos de atenção que deverão ser apreciados na reunião R4 pelos Secretários de Estado;
• Definir as agendas positivas e negativas que serão apresentadas na R4.

A partir dessas análises prévias podem ser convidados a participar das reuniões outros gestores que possam contribuir para o melhor entendimento e encaminhamento de soluções e/ou esclarecimento de entraves e pontos de atenção identificados no ciclo de monitoramento.

R4 (Reunião quatro): Reunião com Secretários Envolvidos nos Projetos

Reunião coordenada pelo Superintendente Central de Planejamento, composta por:

• Titulares de secretarias e órgãos vinculados que tem responsabilidade direta sobre a execução dos projetos em análise;
• Titulares de órgãos meio, que tem interface com a execução dos projetos; e
• Escritório de Projetos.

O Superintendente da Central de Planejamento apresenta o cenário atual do conjunto de projetos em análise, a situação das deliberações da última Reunião R4, os principais entraves que necessitam de solução, e/ou avaliação do Governo, as agendas positivas e negativas identificadas no ciclo de monitoramento e as evidências selecionadas para cada projeto. Os principais objetivos desta reunião são:

• Validação do status do projeto em conjunto com o Secretário de Estado responsável, bem como das evidências e agendas que serão apresentadas ao Governador na reunião R5;
• Identificação de soluções, a partir de análise conjunta de determinado entrave apresentado;
• Agilização na implantação de deliberações ainda pendentes de reuniões R5 de ciclos anteriores.

R5 (Sala cinco): Sala de Situação com o Governador

Última etapa do ciclo de monitoramento, sendo coordenada pelo Governador, com os seguintes componentes:

• Governador;
• Secretaria de Estado de Gestão e Planejamento;
• Secretaria de Estado da Fazenda;
• Superintendência Central de Planejamento;
• Escritório de Projetos
• Titulares de secretarias e órgãos vinculados que tem responsabilidade direta sobre a execução dos projetos em análise; e
• Titulares de órgãos meio que tem interface com a execução dos projetos, caso seja necessário.

Reunião:

• Superintendência Central de Planejamento apresenta o cenário atual do conjunto de projetos em pauta, os principais avanços e entraves identificados no ciclo de monitoramento;
• Superintendência Central de Planejamento apresenta a situação da implantação das deliberações das reuniões anteriores, cabendo aos Secretários justificar possíveis atrasos e/ou não consecução das deliberações pendentes;
• Secretários(as) de Estado apresentam a situação dos projetos sob sua responsabilidade, destacando os pontos que precisam de análise do Governador e consequente tomada de decisão;
• Superintendência Central de Planejamento apresenta, para validação, a consolidação das agendas positivas e negativas associadas à carteira de projetos;
• Superintendência Central de Planejamento valida com o Governador e demais participantes as deliberações oriundas das reuniões, para registro e acompanhamento do seu cumprimento.

Nas reuniões R5 (Sala de Situação), as deliberações e tomadas de decisão são validadas e registradas em ata, sendo que os encaminhamentos necessários para sua efetivação são registrados e acompanhados pela equipe Escritório de Projetos. Pela importância e nível estratégico de tais deliberações, será necessário desenhar um fluxo complementar ao ciclo de monitoramento, para acompanhar especificamente a implementação das deliberações da Sala de Situação (R5). O desenho da solução deve seguir algumas definições básicas:

• As deliberações devem ter prazo para implementação;
• O responsável pela implementação deve ser obrigatoriamente um (a) Secretário (a) de Estado;
• A avaliação da implementação das deliberações devem fazer parte da pauta da reunião R5.