Instrução Normativa publicada no Diário Oficial do dia 22 de março deste ano regulamenta a constituição de Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso no âmbito dos órgãos públicos para análise e classificação de documentos e informações públicas e fixação do prazo de sigilo e procedimentos para a eliminação, transferência e recolhimento de documentos ao Arquivo Central do Estado. A norma, editada pela Secretaria de Gestão e Planejamento com a denominação IN nº 004, fixa em seu anexo I os prazos de temporalidade dos documentos, que variam de cinco a 100 anos, além daqueles que se caracterizam como arquivo permanente.

A medida decorre principalmente das diretrizes contidas na Lei 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação), bem como do Decreto Federal 7.724/2012, que regulam os procedimentos a serem observados pela União, Estados e Municípios para garantir o acesso à informação dos dados públicos, que inclui a necessidade de classificação das informações produzidas e custodiadas pelos órgãos da administração estadual. Também leva em conta a Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, que dispõe sobre documentação expedida pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça.

Regras

Conforme a normativa, em cada órgão ou entidade deverá ser constituída no prazo de 45 a partir da publicação da IN 004, uma Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, visando a análise para destinação final da documentação, classificação do grau de sigilo e elaboração de tabela de temporalidade dos documentos mantidos nos arquivos do órgão ou entidade. A Lei de Acesso à Informação confere direito ao cidadão de solicitar quaisquer informações geradas no âmbito da administração pública. Contudo, determinadas informações podem ser classificadas como sigilosas e serem submetidas temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado. Referidas informações têm amparo legal para não serem divulgadas.

As comissões a serem criadas nos órgãos/entidades, após avaliação e classificação, devem coordenar a aplicação dos prazos de guarda e grau de sigilo das informações documentais. Para a sua composição devem ser indicados funcionários representantes das áreas jurídica, de administração geral, de administração financeira e de arquivo e ainda por representantes das áreas específicas da documentação a ser avaliada. Cada uma das comissões deverá ter pelo menos cinco membros, todos designados pelo titular do órgão ou entidade.