O PAF é o instrumento utilizado para apurar a responsabilidade de fornecedores e licitantes, sendo conduzido na sede da unidade gestora da contratação. O processo é regido principalmente pela Lei nº 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações) e, subsidiariamente, pela Lei nº 9.784/1999.

O procedimento é iniciado a partir de uma notícia de fato. Sua formalização ocorre por meio de Portaria, que é publicada e encaminhada ao responsabilizado (fornecedor). A competência para a instauração é definida pela autoridade responsável, seguindo as normas específicas.