Controle e Monitoramento
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O monitoramento de projetos constitui-se em um processo gerencial que visa à geração de informações referentes ao andamento dos projetos, aos entraves identificados e ao acompanhamento das providências adotadas, que subsidiam à tomada de decisões dos níveis estratégicos de governo, visando o alcance dos resultados desejados com a implantação dos projetos.
O monitoramento intensivo, através de medições e análises fornece à equipe do projeto uma visão melhor sobre o desempenho do projeto e identifica quaisquer fases que exijam atenção adicional.
O processo de monitoramento da Gerência do Escritório de Projetos da Superintendência Central de Planejamento acontece com base nas verificações do escopo (descrição do que vai ser feito em etapas), o prazo (cronograma), os custos (orçamento) e, como consequência, são gerenciadas a comunicação e a integração. E através desse monitoramento são identificados os entraves (problemas ou ameaças) onde deverão ser tomadas providências para que não haja comprometimento na obtenção dos resultados pretendidos pelo projeto.
Indicadores de Resultado
O uso de Indicadores de Resultado é a base para que os gerentes de projeto e suas equipes possam avaliar as ações do projeto e tomar decisões visando atingir o objetivo do mesmo.
Estes indicadores deverão estar relacionados à justificativa de existência do projeto, aos problemas que se busca resolver.
"Os descritores do problema se constituem, portanto, nos indicadores que representam a situação inicial e permitem o monitoramento do problema e a aferição dos resultados alcançados. No caso de fixação de objetivos, é fundamental definir metas para que se possam mensurar os resultados obtidos, a partir da apuração e análise dos indicadores propostos. Da mesma forma, um programa ou projeto deve ser desenhado contendo todos os elementos acima mencionados, de forma a poder ser monitorado durante sua implementação.” – Apostila Indicadores para Monitoramento de Programas e Projetos – Programa de Desenvolvimento Gerencial – Educação Continuada – Governo do Estado de São Paulo, 2006.
O Plano de Ação do Projeto deve conter ao menos 1 indicador de resultado, para ser acompanhado ao longo do projeto. O Indicador definido deve ser registrado com seu nome, unidade de medida, valor inicial (marco zero), o ano de referência do valor inicial, valor meta e qual o período considerado para esta meta, além da forma de medição.
Riscos
O PMBoK define “Risco” como um evento incerto ou condição, que quando ocorrer terá um efeito positivo ou negativo sobre os objetivos do projeto.
Na fase de Planejamento, são identificados os Riscos do projeto, com base principalmente no escopo, restrições e premissas;
A equipe do projeto deverá, à partir dos riscos identificados, pensar como serão as respostas aos mesmos. Os riscos poderão ser classificados através da análise qualitativa (avaliação de sua probabilidade de ocorrência e impacto), e então apenas os considerados mais impactantes serão objeto de discussão em busca de uma tratativa.
O registro dos riscos do projeto pode ser realizado na ferramenta de gerenciamento de projetos EPM, que possui funcionalidade específica para este fim (Site do Projeto). Caso a ferramenta não esteja disponível, pode ser utilizada outra forma de registro, desde que contenha as principais informações sobre os riscos, a fim de possibilitar seu gerenciamento (Nome do Risco, Descrição, Probabilidade de ocorrência, impacto, custo, plano de resposta).
Quando o planejamento do projeto estiver concluído e aprovado pelas partes interessadas, é o momento de salvar a linha de base do projeto. A linha de base se refere ao que foi planejado em termos de trabalho, prazo e custos. Os dados salvos na linha de base são cadastrados no Project Server do EPM e servem como referência de comparação acerca do que foi previsto inicialmente, com o realizado durante a execução do projeto.
