A IN 04/2020 regulamenta o uso de recursos tecnológicos para a comunicação de atos processuais e para a realização de audiências em procedimentos correcionais no âmbito do Sistema de Correição do Poder Executivo do Estado de Goiás – SISCOR/GO.

Vamos entender melhor o uso desses recursos tecnológicos?

Quais os meios possíveis para realizar comunicações referentes a procedimentos correcionais?

• Correio eletrônico institucional (e-mail).
• Aplicativos de mensagens instantâneas ou recursos tecnológicos similares.

Para quais atos de comunicação processual tais recursos tecnológicos poderão ser utilizados?
Salvo vedação legal, na:

• notificação prévia,
• intimação de testemunha ou declarante,
• intimação de investigado ou acusado,
• intimação para apresentação de defesa, alegações finais e razões recursais.

O que deve ser feito antes de iniciar a comunicação com recursos tecnológicos?
Os responsáveis pela condução dos procedimentos correcionais deverão adotar as medidas cabíveis para que os interessados e/ou envolvidos em tais procedimentos, quando citados, lhes informem o endereço eletrônico e/ou o número de telefone (móvel ou fixo) vinculado ao aplicativo de mensagens instantâneas ou de recursos tecnológicos similares para os quais deverão ser endereçadas as comunicações.

Essas informações (endereço eletrônico e/ou o número de telefone, móvel ou fixo) deverá(ão) ser encaminhado(s) aos responsáveis pela condução dos procedimentos correcionais, com documento que explicite a concordância do interessado em utilizar esta forma de comunicação dos atos processuais.

Como será feita a confirmação do recebimento da comunicação?
Enviada a mensagem pelo correio eletrônico ou pelo aplicativo de mensagem instantânea, essa confirmação será feita mediante:

• a manifestação do destinatário;
• a notificação de confirmação automática de leitura;
• o sinal gráfico característico do respectivo aplicativo que demonstre, de maneira inequívoca, a leitura por parte do destinatário;
• a ciência ficta, quando encaminhada para o correio eletrônico ou número de telefone informados ou confirmados pelo interessado; ou
• o atendimento da finalidade da comunicação.

Como a confirmação do recebimento da comunicação se dará nos autos?
A comunicação processual deverá ser incluída nos autos mediante juntada da mensagem de e-mail, da captura das telas do aplicativo de mensagem instantânea ou de termo nos quais constem o dia, o horário e o número de telefone para o qual se enviou a comunicação, bem como o dia e o horário em que ocorreu a confirmação do recebimento da mensagem pelo destinatário, com imagem do ato.

E os atos processuais (audiências, depoimentos, inquirição de testemunhas, oitiva de representante legal, acareações e interrogatórios), poderão ser realizados por meio de aplicativos de videoconferência ou outro recurso tecnológico de transmissão de sons e imagens em tempo real?
Sim, desde que assegurado o direito ao contraditório e à ampla defesa e a razoável duração do processo e os meios que garantam a celeridade de sua tramitação.

Como será realizado esse ato processual?
O ato será realizado na data e horário previamente definidos e se dará por meio do uso do aplicativo/plataforma indicado pelo órgão/entidade ao interessado, ao seu representante legal, ao preposto e/ou ao seu procurador, sendo-lhes disponibilizado o respectivo endereço eletrônico (link).

Como se dará a disponibilização do endereço eletrônico (link) para acesso ao ato processual?
A disponibilização se dará pelo correio eletrônico (e-mail) ou pelo aplicativo de mensagem instantânea no momento da citação, intimação, notificação e/ou equivalente.

Como será o acesso dos participantes ao ato processual?
O responsável pela condução do ato processual deverá, caso o aplicativo de videoconferência ou o recurso tecnológico de transmissão de sons e imagens em tempo real permita, criar uma sala privada, criar uma sala de espera, cadastrar uma senha para acesso à sala e encaminhá-la aos participantes.

Como se dará o registro de presença neste ato processual em questão?
O registro de presença se dará textualmente, no chat do aplicativo de videoconferência, ou mediante chamada a ser realizada pelo responsável da condução do ato; cabendo aos participantes apresentarem para a câmera o documento com foto os identificando, ou ainda, replicarem o arquivo documento em modo de apresentação.
O responsável pela condução do ato processual iniciará a reunião após a verificação da presença do(s) interessado(s), do(s) representante(s) legal(is), do(s) preposto(s) e/ou do(s) seu(s) procurador(es).

Como suceder após término do ato processual realizado por meio de recurso tecnológico de transmissão?
Encerrado o ato processual, será lavrado termo resumido do ocorrido, sendo lido aos participantes, colhendo-se, via chat do aplicativo ou via chamada, a aquiescência dos últimos.

O que seria esse termo resumido a ser lavrado?
O termo resumido consiste na síntese das atividades do ato processual, consignando-se a qualificação dos participantes, eventuais intercorrências, bem como a aquiescência de todos os participantes, quanto ao teor do ocorrido no ato processual.

É necessária a transcrição do ato?
Não, é desnecessária a transcrição dos atos processuais realizados com o uso de aplicativos de videoconferência ou o recurso tecnológico de transmissão de sons e imagens em tempo real, porém estes deverão ser gravados e disponibilizadas cópias à defesa e aos participantes.

E se houver interrupção no uso desses aplicativos/recursos tecnológicos?
Caso a interrupção aconteça, deverão ser realizadas quantas videoconferências sejam necessárias para o atingimento do objetivo do ato processual.

E no caso de dificuldades de ordem técnica que impeçam a realização da videoconferência?
Ocorrendo dificuldades de ordem técnica que impeçam a realização da videoconferência e não sendo possível a solução do problema, o ato processual poderá ser adiado, definindo-se, observados os prazos legais, nova data.

O que fazer com os vídeos dos atos processuais?
Os arquivos das videoconferências deverão ser convertidos para os formatos suportados pelo Sistema Eletrônico de Informações – SEI e, na hipótese de possuírem tamanho superior ao limite do SEI, deverão ser compactados ou, ainda, fragmentados em quantos arquivos forem necessários para o upload completo do objeto do ato processual, devendo ser devidamente identificados de modo a permitir sua visualização com observância da ordem cronológica da produção do arquivo original. E o arquivo original integral do ato processual deverá ser guardado no(s) servidor(es) da unidade administrativa ou em servidor online (nuvem).

É sempre bom lembrar que:
As partes nos procedimentos administrativos sujeitos à IN n°004/2020 deverão atuar segundo padrões éticos de probidade e observar o princípio da boa-fé processual, comprometendo-se com a manutenção do sigilo compatível com os atos processuais praticados.