A Secretaria de Estado da Casa Civil, observando o aumento da participação de servidores em eventos on-line e o retorno das atividades, elaborou um Guia com Orientações para Reuniões Virtuais e Presenciais. A ideia é, com base na rotina consolidada de cerimoniais, de governança e de gestão de pessoas, possibilitar melhores escolhas na preparação, no ambiente e na condução e, com isso, aumentar os resultados das reuniões promovidas no âmbito da pasta.

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Para o superintendente de Legislação, Atos Oficiais e Assuntos Técnicos, Jorge Luis Pinchemel, as reuniões devem ser meios de aceleração da atividade e de oportunidade dos agentes. "A Casa Civil adota este caderno de procedimentos relativos a realização de reuniões presenciais e virtuais com o objetivo de otimizar essa importante ferramenta da administração pública. As reuniões são instrumentos de brainstorming, prospecção de dados, análise e construção de cenários, avaliação de riscos, preparação para tomada de decisão, e de tomada de decisões", explica.

Entre os pontos abordados no guia estão explicações de por que se fazer, como se preparar, como conduzir uma reunião. As orientações foram elaboradas com foco nos preceitos de objetividade e acessibilidade, nas expectativa de tornar a atividade mais frequente, produtiva e efetiva. Dessa forma, busca minimizar exposições pessoais, riscos relacionados à segurança da informação e o vazamento de dados pessoais.

"No esquema de formação de políticas públicas e consolidação da decisão do gestor, as reuniões têm um papel importante. De outro lado, também podem ser armadilhas de atuação, caso não estejam bem estruturadas, implicando em letargia e procrastinação do desempenho de atividades", afirma Pinchemel.

Participar de reuniões, presenciais e on-line, já era uma prática comum no dia a dia de muitos servidores, entretanto, após o surgimento da pandemia causada pelo novo coronavírus, e consequentemente pelo isolamento social recomendado pelas autoridades de saúde, a realização de reuniões por meio da internet se tornou uma prática indispensável para o funcionamento da administração pública.

Também foi elaborado um fluxograma para ilustrar e auxiliar, de forma simplificada, os procedimentos para a realização das reuniões desde a sua abertura, passando pela apresentação e desenvolvimento da pauta, sugestões, deliberações, tomada de decisão e encerramento.

"A estrutura concebida e que agora será adotada como parâmetro na Casa Civil não impede que outros órgãos e entidades do Poder Executivo o utilizem em suas atividades rotineiras", finaliza o superintendente.

Secretaria de Estado da Casa Civil – Governo de Goiás